Wann lohnt sich ein Dokumenten-Management System (DMS) für KMU?

Dieser Blog-Beitrag behandelt die Frage, wann sich ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) für KMUs in der Schweiz lohnt. KMUs stehen vor der Herausforderung, effektiv mit wachsenden Datenmengen umzugehen und effizient zusammenzuarbeiten. Der Beitrag stellt die Herausforderungen der Dokumentenverwaltung für KMUs vor und nennt Kriterien, anhand derer sie evaluieren können, ob und welches DMS sich lohnt.

WANN LOHNT SICH EIN DOKUMENTEN-MANAGEMENT SYSTEM (DMS) FÜR KMU?

Heutzutage stehen Unternehmen, vor allem KMU in der Schweiz, vor einer wachsenden Herausforderung: Wie können sie mit den ständig zunehmenden Datenmengen effektiv umgehen und effizient zusammenarbeiten? Dazu gehören neben dem Verwalten und Verarbeiten von Dokumenten auch E-Mails, Aufgaben, Notizen und andere Informationen. Oftmals sind unterschiedliche aber zusammenhängende Informationen in ganz unterschiedlichen Datenquellen vorhanden.

In diesem Blogbeitrag geben wir Ihnen ein paar Denkanstösse mit, um für Ihr KMU zu evaluieren, ob und wo Sie Ihr KMU mit einem DMS wettbewerbsfähiger gestalten können.

Herausforderungen von KMU in der Dokumentenverwaltung

Datenexplosion und Informationsflut

Stellen Sie sich vor, Sie sitzen in Ihrem Büro und der Papierstapel auf Ihrem Schreibtisch wächst unaufhaltsam. Oder noch schlimmer, der digitale Ordner auf Ihrem Computer wird immer unübersichtlicher, da sich Dateien und Dokumente anhäufen. Zudem ist nicht immer klar, welche Version nun die aktuelle ist. Diese Datenexplosion kann zu einem wahren Albtraum werden und Ihre Arbeitszeit und Nerven in Anspruch nehmen. Es gibt diverse Studien, die zeigen, dass Mitarbeitende im Büro pro Tag rund 2.5 Stunden mit der Informationsverarbeitung beschäftigt sind und im Tag rund 18 Minuten Zeit bei der Informationssuche verschwenden.
Ein DMS kostet pro Mitarbeiter und Monat zwischen CHF 15.00 und CHF 65.00 – die verlorene Arbeitszeit ist wahrscheinlich teurer.

Informationssilos mit vielen Datei Ablagen und Tools

Oftmals haben gerade Unternehmen mit mehr als 10 bis 20 Mitarbeitenden die Informationen an ganz unterschiedlichen Orten gespeichert. So werden z.B. E-Mails in Outlook aufbewahrt oder mühsam in den Projektordner gespeichert, Dokumente auf dem File-Server abgelegt und gleichzeitig via E-Mail oder Microsoft Teams Dokumenten-Kopien versendet. Ein weiterer Teil von Dokumenten wird auf SharePoint oder anderen Austauschplattformen gespeichert, wo gegebenenfalls auch Externe darauf zugreifen können. Datensilos führen zu Ineffizienzen in der Informationsbeschaffung und in der Zusammenarbeit. Eine Konsequenz davon ist, dass schnell ein anderer Mitarbeitender für Informationen hinzugezogen werden muss. Der Selbstbedienungsgrad sinkt und die dafür benötigte Zeit multipliziert sich. Zudem entstehen schneller Fehler, was sich negativ auf Prozesse und Kunden auswirken kann.
Wie viele Informationsquellen verwalten Sie aktuell und wo geht bei Ihnen Zeit in der Suche, Zusammenstellung und Verwaltung von Informationen verloren?

Manuelle Geschäftsprozesse und ihre Grenzen

Wenn Sie versuchen, mit verstreuten Dateien, physischen Ordnern oder gar Notizzetteln sowie Outlook Ordnern, Aufgaben-Notizen, Excel Listen und womöglich noch weiteren anderen Arbeitsmitteln zu jonglieren, um Ihre Informationen und Dokumente zu organisieren, werden Sie schnell merken, wie mühsam und ineffizient das sein kann. Auch Freigabeprozesse wie z.B. bei den Kreditoren-Rechnungen oder die manuelle Zuweisung des Posteingangs an den passenden Sachbearbeiter kann je nach Volumen in höherem Mass ineffizient sein.

Die Digitalisierung und Vereinheitlichung von Geschäftsprozessen über eine Plattform kann die Durchlaufzeiten massiv verkürzen. Gleichzeitig gewinnen Sie an Transparenz und behalten jederzeit die Übersicht. Aufgaben und Pendenzen nicht mehr manuell im Blick behalten zu müssen kann erleichternd sein, Ihnen Sicherheit geben und Sie können sich auf wertstiftende Aufgaben konzentrieren. Ihr Kopf wird freier und Sie können gelassener durch den Arbeitsalltag gehen.

Wie hoch ist Ihr Volumen an Aufgaben, Posteingang und Dokumenten, die sie täglich verarbeiten müssen?

Compliance-Anforderungen und rechtliche Aspekte in der Dokumentenverwaltung

Gerade in der heutigen streng regulierten Geschäftswelt ist es von entscheidender Bedeutung, dass Unternehmen gesetzliche Vorgaben und Compliance-Richtlinien einhalten. Eine fehlerhafte Dokumentenverwaltung kann nicht nur zu rechtlichen Konsequenzen führen, sondern auch das Vertrauen Ihrer Kunden und Partner erschüttern. Auch im Kontext des neuen Schweizer Datenschutzgesetzes (DSG) bietet Ihnen ein DMS einige Vorteile – so sind Sie auf der sicheren Seite.

Wann lohnt sich ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) für KMU?

Die einfache Antwort auf die Frage: Ein DMS lohnt sich fast immer – vorausgesetzt Sie möchten wettbewerbsfähig bleiben und ein attraktiver Arbeitgeber sein – bei dem man auch effizient mal aus dem Home-Office arbeiten kann und die Prozesse dennoch einwandfrei funktionieren.

Um das noch etwas differenzierter zu betrachten, beleuchten wir ein paar Entscheidungskriterien im Detail.

Ihr KMU verfügt über wachsende Datenmengen

Wenn Ihr Unternehmen expandiert und die Anzahl der Mitarbeiter sowie die Menge an Dokumenten zunimmt, ist es an der Zeit, über ein DMS nachzudenken. Ein DMS hilft Ihnen dabei, die wachsenden Datenmengen effizient zu verwalten und sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen schnell zugänglich sind. Fragen Sie sich, wie oft Sie auf Informationen pro Tag zugreifen müssen und wie rasch und einfach sie diese finden. Auch schon Unternehmen ab 4-5 Mitarbeitenden können von einem DMS profitieren. Die Lösung sieht dabei selbstverständlich wesentlich einfacher aus als in einem Unternehmen mit 100 Mitarbeitenden.

Ihr KMU möchte Branchen-Vorreiter sein

Einige Branchen haben spezifische Anforderungen an die Dokumentenverwaltung. Zum Beispiel müssen Unternehmen im Gesundheitswesen sensibel Patientendaten sicher und vertraulich behandeln. Ein DMS kann dabei helfen, die Compliance- und Datenschutz-Anforderungen dieser spezifischen Branchen zu erfüllen und somit den rechtlichen Anforderungen gerecht zu werden.

Andere Unternehmen wie z.B. in der Industrie oder im Handel haben einen beträchtlichen Posteingang und benötigen mehr Übersicht in ihren Purchase-to-Pay-Prozessen. Immobilienverwaltungen haben in der Regel ein hohes Rechnungsvolumen und könnten dort einiges an Effizienz sparen – oder auch beim Dokumentenaustausch mit den Stockwerkeigentümern. Bei Treuhändern spielt der automatisierte Dokumenten-Austausch mit Kunden eine wichtige Rolle und bei den Kanzleien ist das Aufgaben- und Fristenmanagement oft ein grosses Thema.

Überlegen Sie sich, wo Sie die grössten Herausforderungen haben, wie hoch Ihr Volumen ist und wie viel Zeit sie dabei ungefähr über den Gesamtprozess verlieren. Ein DMS ist im Gegensatz zu vielen ERP-Lösungen um einiges flexibler und passt sich ohne Programmierung an Ihre Bedürfnisse an. Es braucht also kein Monster IT-Projekt, um Ihre Prozesse zu vereinfachen.

In Ihrem KMU möchten Sie wirklich digital und papierlos arbeiten

In einer Welt, in der die Zusammenarbeit und Remote-Arbeit immer wichtiger werden, ist es von entscheidender Bedeutung, dass Ihre Mitarbeiter unabhängig von ihrem Standort auf Dokumente zugreifen und einfach zusammenarbeiten können. Gerade auch jüngere Arbeitnehmende und qualifiziertes Personal legen darauf wert. Ein DMS ermöglicht eine nahtlose Zusammenarbeit und den sicheren Zugriff auf relevante Dokumente, egal wo sich Ihre Mitarbeiter befinden.
Überlegen Sie sich, wie gut Ihre Prozesse und die Zusammenarbeit funktionieren, wenn Mitarbeitende mal nicht im Büro sind. Gibt es hier noch Informationslücken oder ist der einheitliche Zugriff auf alle Infos gewährleistet?

Effizienz ist in Ihrem KMU wichtig

Stellen Sie sich vor, wie viel Zeit Sie sparen könnten, wenn Sie nicht x-mal pro Tag nach bestimmten Dokumenten suchen müssten. Mit einem DMS können Sie Dokumente mit Leichtigkeit finden und darauf zugreifen, was Ihre Produktivität steigert und Ihnen mehr Zeit für wichtigere Aufgaben lässt. Wie hoch ist Ihr Volumen im Posteingang und wie viele Dokumente müssen deshalb in Ihrem Unternehmen schnell und einfach zugänglich und an die richtigen Stellen geleitet werden?

Welches DMS passt zu welchem KMU?

Pauschal lässt sich diese Frage selbstverständlich nicht beantworten. Für eine seriöse Empfehlung ist ein Analysegespräch notwendig. Dennoch haben wir ein paar grundlegende Unterscheidungsmerkmale für Sie zusammengefasst.

DocuWare: Ideal für Büro-Automation, Posteingang und Rechnungsverarbeitung

DocuWare ist ein flexibles Dokumentenmanagement System und kann als Software-as-a-Service Lösung vollumfänglich aus der Cloud bezogen werden. Insbesondere die Digitalisierung des Posteingangs und die Digitalisierung von klassischen Büro-Abläufen lassen sich damit sehr schnell und einfach umsetzen. DocuWare Kunden schätzen zudem die aufgeräumte Oberfläche und einfache Bedienbarkeit. Zudem gibt es Schnittstellen zu den gängigen ERP- und FiBu-Lösungen.

Mehr zu DocuWare erfahren Sie hier

M-Files: für komplexes Informations-Management

M-Files ist bekannt für seine intelligente Metadatenverwaltung und KI-gestützte Suche. Mit M-Files können Sie Dokumente anhand von relevanten Informationen schnell finden und Zeit sparen. M-Files ist weit mehr als ein Dokumentenmanagement System. Es ist eine Informationsmanagement Plattform der nächsten Generation. Es können sämtliche Prozesse digitalisiert werden – auch wenn diese nicht dokumentengebunden sind. Gerade auch im Dokumentenaustausch und in der Zusammenarbeit mit Externen sowie im Qualitätsmanagement gibt es spannende Lösungsansätze.

Mehr zu M-Files erfahren Sie hier

Microsoft SharePoint: Einfaches DMS und Integration in die Microsoft-Infrastruktur

Wenn Ihr Unternehmen bereits die Microsoft-Infrastruktur nutzt, mit einer Ordnerstruktur grundsätzlich gut zu recht kommt und die Digitalisierung von komplexen Geschäftsprozessen nicht im Vordergrund steht, dann kann SharePoint spannend sein.

Achtung:

Ohne eine fachgerechte Konfiguration verfügen Sie über keine rechtssichere Archivierung. SharePoint kann als DMS genutzt werden, muss aber fachmännisch konfiguriert werden – oder Sie nutzen unsere fertige ms:one workplace Lösung, bei welcher alle Konfigurationen rund um Sicherheit, Datenschutz und Data Loss Prevention bereits nach best-practice Standards vorgenommen wurden. Wir haben für Sie eine Standard-Lösung auf SharePoint Basis bereit, welche alle rechtlichen Voraussetzungen für die digitale Archivierung erfüllt, best-practice Sicherheitseinstellungen out-of-the-box beinhaltet und einen kompletten digitalen Arbeitsplatz für KMU bietet. Mehr dazu erfahren Sie auf unserer ms:one workplace Produktseite.

Fazit

Wachsende Informationsflut, Datensilos, mehr Anspruch auf Mobilität sowie der konstante Effizienzgedanken sprechen für ein DMS in (fast) jedem Unternehmen. Es stellt sich also nicht die Frage OB, sondern WELCHES DMS das Passende für Sie ist. Bei einem Kostenrahmen von CHF 15.00 bis CHF 65.00 pro Mitarbeiter und Monat ist es grundsätzlich für jedes Unternehmen sinnvoll, da bereits eine Stunde Arbeitszeit pro Monat und Mitarbeiter in etwa gleich teuer oder bereits teurer ist.

Wählen Sie die DMS-Lösung, die zu Ihren Herausforderungen, Ihren Prozessen und Komplexität sowie Ihrem Dokumentenvolumen passt. Investieren Sie in Ihre Zukunft und erleben Sie die transformative Kraft eines gut organisierten Unternehmens. Lassen Sie uns zusammen den Weg zu einem effizienteren, produktiveren und erfolgreicheren KMU einschlagen. Wir nehmen uns gerne die Zeit, Ihre Situation mit Ihnen zu besprechen.