Aufbewahrungspflichten und Fristen

Übersicht zu den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und Fristen in der Schweiz. Rechtskonforme Archivierung leicht gemacht.

Warum sind Aufbewahrungspflichten wichtig?

Die digitale Archivierung hat in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen und ist zu einem wesentlichen Bestandteil der Aufbewahrung von Dokumenten wie z.B. Rechnungen, Lieferscheine und Bestellungen geworden. Mit der fortschreitenden Digitalisierung haben Unternehmen und Behörden immer mehr Daten und Informationen in digitaler Form zu verwalten und aufzubewahren. Dabei sind sie jedoch gesetzlich verpflichtet, die Aufbewahrungspflichten und Fristen einzuhalten.

Der vorliegende Blogartikel soll einen Überblick über die rechtlichen Rahmenbedingungen in der Schweiz geben und insbesondere auf die Aufbewahrungspflichten bei der digitalen Archivierung eingehen. Dabei werden die wichtigsten gesetzlichen Bestimmungen erläutert und praxisnahe Tipps für eine erfolgreiche Umsetzung gegeben.

Das Ziel dieses Blogartikels ist es, Ihnen als Leserinnen und Leser einen Einblick in die Aufbewahrungspflichten und Fristen im Kontext der Archivierung in der Schweiz zu geben und Ihnen dabei zu helfen, rechtliche Vorgaben zu erfüllen.

Rechtliche Rahmenbedingungen in der Schweiz

In der Schweiz sind die relevanten Artikel zu den Archivierungspflichten vor allem im Obligationenrecht (OR), Geschäftsbücherverordnung (GEBÜV) , MwSt. Gesetz (MWSTG) und in der Arbeitgeberverordnung (AGVR) geregelt. Welche rechtlichen Rahmenbedingungen bei der digitalen Archivierung gelten und durch welche Lösungen dies sichergestellt werden kann, sind in unserem vorherigen Blogartikel zu finden.

Besondere Beachtung muss bei der digitalen Archivierung insbesondere der Einhaltung der Vorschriften des Datenschutzgesetzes geschenkt werden. So müssen personenbezogene Daten, die in digitaler Form gespeichert werden, besonders geschützt werden. Hierbei sind insbesondere die Grundsätze der Datensparsamkeit, der Zweckbindung und der Datenminimierung zu beachten. Zudem müssen Vorkehrungen getroffen werden, um eine unberechtigte Datenverarbeitung oder -weitergabe zu verhindern. Digitale Archivierungslösungen sollten deshalb über entsprechende Sicherheits- und Datenschutzfunktionen durch ein intelligentes Berechtigungsmanagement verfügen.

Im nächsten Kapitel werden wir uns mit den spezifischen Aufbewahrungspflichten bei der digitalen Archivierung auseinandersetzen.

Aufbewahrungspflichten bei der digitalen Archivierung

Unternehmen sollten die gesetzlichen Vorgaben für die Aufbewahrung von Dokumenten in der Schweiz kennen und einhalten. Für verschiedene Dokumentenarten gelten in der Schweiz unterschiedliche Aufbewahrungspflichten und Fristen, die von Unternehmen beachtet werden sollten.

Im Folgenden wird auf unterschiedliche Dokumententypen und deren Archivierungspflichten eingegangen.

Aufbewahrungspflichten von Buchhaltungsunterlagen & Geschäftsbücher

Für Buchhaltungsunterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren nach Abschluss des Geschäftsjahres gemäß Art. 958a OR. Im Allgemeinen handelt es sich um Buchungsbelege (z.B. Rechnungen), Kontoblätter, Jahresabschlüsse/Geschäftsberichte und den Revisionsbericht. Der Revisions- und Geschäftsbericht müssen heute immer noch in Papierform archiviert werden. Auch sämtliche finanzrelevanten Personaldokumente wie z.B. Lohnzahlungen und Dokumente von Sozialversicherungen fallen unter dieser Archivierungspflicht.

Es gilt zu beachten, dass in der Regel alle Unterlagen aufbewahrt werden sollten, welche zum Nachvollziehen des Geschäftsvorfalls notwendig sind. Für Geschäftskorrespondenz gilt seit 2013 keine explizite Archivierungspflicht mehr, wenn aus dieser nicht relevante Informationen für die Buchhaltung hervorgehen. Wenn jedoch kein Rechnungsbeleg vorhanden ist und dieser in der Korrespondenz enthalten ist, dann muss diese auch aufbewahrt werden. Die Anforderungen an die Art und Weise der Archivierung sind in der Geschäftsbücherverordnung (GeBüV) geregelt.

Aufbewahrungspflichten der Steuerbelege

Auch das Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) schreibt eine 10-jährige Archivierungspflicht für die gleichen Dokumententypen vor. Das MwSt. Gesetz präzisiert die zu archivierenden Belege allerdings weiter:

«Als Belege gelten Korrespondenzen, Bestellungen, Lieferantenrechnungen, Kopien der Ausgangsrechnungen, Kaufverträge, Zahlungsbelege, Kassenstreifen, Ein- und Ausfuhrveranlagungsverfügungen des BAZG, Hilfsbücher, interne Belege wie Arbeitsrapporte, Werkstattkarten, Materialbezugsscheine, Zusammenstellungen für die MWST-Abrechnungen, die MWST-Abrechnungen usw.» (admin.ch)

Dies weist darauf hin, dass die Archivierung von Rechnungen alleine nicht ausreichend ist.

Aufbewahrungspflichten von Immobilien Dokumenten

Für Unterlagen, die in Zusammenhang mit unbeweglichen Gegenständen wie z.B. Immobilien stehen, wird eine Archivierungspflicht von 20 Jahren vorausgesetzt. Dabei geht es insbesondere um Dokumente rund um die Berechnung der Einlagebesteuerung und für den Eigengebrauch von unbeweglichen Gegenständen (z.B. Wohnobjekte, Liegenschaften). Darunter fallen z.B. Kaufverträge, Grundbucheinträge und weitere Liegenschaftsdokumentationen als auch Dokumente, die Änderungen und Aufwendungen nachweisen.

Zu beachten gilt zudem, dass zwecks Verkaufs von Immobilien alle Dokumente, welche eine Wertvermehrung nachweisen (z.B. relevante Aufwendungen) bis zur Veräusserung aufbewahrt werden sollten. Auch bei einer Sanierung sollten alle Dokumente ebenso bis zur Veräusserung bzw. der rechtskräftigen Einkommens- und/oder Grundstückgewinnsteuer aufbewahrt werden. Dazu zählen alle Dokumente, welche die Sanierung oder den Umbau dokumentieren wie z.B. Baubeschriebe, Baudokumente und Rechnungen.

Bitte beachten Sie unbedingt auch die Beweis- und Aufklärungspflichten, die z.B. aus Verträgen, gesetzlichen Bestimmungen oder Rechtsstreitigkeiten resultieren können. Diese können dazu führen, dass Dokumente über die allgemeine Aufbewahrungsfrist hinaus aufbewahrt werden müssen.

Aufbewahrungspflichten von Verträgen

Verträge sollten mindestens bis zum Ende der Vertragslaufzeit und gegebenenfalls darüber hinaus aufbewahrt werden. Hierbei ist auch zu beachten, ob Verträge eventuelle Gewährleistungs- oder Garantiefristen enthalten, die eine längere Aufbewahrungsdauer erforderlich machen.

Aufbewahrungspflichten von Personalakten

Dokumente mit finanziellem Einfluss wie z.B. Lohndokumente und Sozialversicherungsdokumente unterstehen der 10-jährigen Archivierungspflicht, wie bei den Buchhaltungsbelegen beschrieben. Andere arbeitsrechtliche Personalakten unterstehen der 5- jährigen Archivierungspflicht gemäss Arbeitgeberverordnung (ARGV). Darunter fallen Dokumente zu Personalien, Beschäftigungsart, Ein-/Austritt, Arbeitszeiten/Rapporte, Lohnzuschläge und medizinische Dokumente (siehe ARGV1, Artikel 73).

In der Regel wird jedoch auch eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren oder länger empfohlen, sofern diese sich nicht mit spezifischen kantonalen Datenschutzgesetzen beissen. Insgesamt richten sich die Rechte der Personen nach dem Datenschutzgesetz, die Mitarbeitenden verfügen also z.B. das Auskunfts- und Löschrecht.

Artikel 88 des Arbeitgebergesetztes (ARGV) präzisiert zudem, dass Daten, welche die Person betreffen, innerhalb von 5 Jahren nach Ablauf der Gültigkeit zu vernichten sind. 5 Jahre nach Austritt der Mitarbeiter müssen Personendaten also vernichtet werden. Das betrifft also Lebensläufe, Arbeitszeugnisse, Diplome, Arbeitsproben und Fotos, wie das der eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB) spezifiziert. Akten, an denen kein berechtigtes Interesse mehr besteht, müssen sogar sofort nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses vernichtet werden. Dazu zählen z.B. psychologische und medizinische Gutachten, Persönlichkeitstests und andere frühere Qualifikationsunterlagen.

Für die Aufbewahrung ist immer das Erstellungsdatum relevant, welches also eindeutig festzuhalten ist. Dies kann z.B. in physischer Form nur sehr schwer sichergestellt werden. Bei offenen Rechtsstreitigkeiten darf der Arbeitgeber die entsprechenden Akten bis zur Beendigung des Rechtsstreits aufbewahren.

Aufbewahrung von medizinischen Akten

Im Allgemeinen gilt auch hier eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren. Das Datenschutzgesetz sieht keine konkreten Aufbewahrungsfristen vor. Zu berücksichtigen sind spezifische kantonale Vorgaben.

Praktische Umsetzung der Aufbewahrungspflichten

Aufgrund unterschiedlicher Aufbewahrungspflichten und Datenschutzbestimmungen sowie dem schnellen, sicheren Zugriff führt eine papierbasierte Ablage zu Mehraufwand in der Dokumentenverwaltung. Eine sinnvolle Möglichkeit zur Erfüllung von Aufbewahrungspflichten besteht darin, Dokumente rechtskonform zu digitalisieren. Dadurch können diese einfacher archiviert und schneller gefunden werden. Der Einsatz von DMS wie z.B. DocuWare oder M-Files kann bei der Umsetzung von Aufbewahrungspflichten helfen.

Folgende Vorteile bieten sich im Kontext der Archivierung und Sicherstellung der Aufbewahrungspflichten:

  • DMS Systeme bieten die Möglichkeit der automatischen Regelung von Aufbewahrungsfristen sowie der automatischen Löschung von Dokumenten nach Ablauf dieser Fristen. Dadurch wird das Risiko von Fehlern minimiert und die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen erleichtert.
  • Digitale revisionssichere Archivierung: Die Verwendung von DMS ermöglicht auch die revisionssichere Archivierung von Dokumenten. Dadurch können die Dokumente jederzeit nachvollziehbar und unveränderbar aufbewahrt werden. DocuWare ist beispielsweise (GeBüV) zertifiziert.
  • Einhaltung von Datenschutzbestimmungen: Die Verwendung von DMS erleichtert auch die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen. Durch die automatische Löschung von Dokumenten nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen wird das Risiko von Datenschutzverletzungen minimiert.

Fazit und Zusammenfassung

Es ist wichtig, dass Unternehmen diese Fristen beachten und einhalten, um rechtlichen Anforderungen zu entsprechen und gegebenenfalls Nachweise erbringen zu können. Während allgemein von einer Archivierungspflicht von mindestens 10 Jahren ausgegangen werden kann, gelten für Immobilien bezogene Dokumente mindestens 20 Jahre. Im Personalbereich besteht eine Pflicht von mindestens 5 Jahren, wobei 10 Jahre empfohlen werden. Bei einigen Dokumenttypen gilt jedoch sogar eine ausdrückliche Löschpflicht nach Austritt des Mitarbeiters.

Insgesamt bieten Dokumenten Management Systeme wie DocuWare oder M-Files viele Vorteile in Bezug auf die praktische Umsetzung von Aufbewahrungspflichten. Durch die automatische Regelung von Aufbewahrungsfristen, die automatische Löschung von Dokumenten, die digitale revisionssichere Archivierung und die Einhaltung von Datenschutzbestimmungen wird die Umsetzung von Aufbewahrungspflichten deutlich erleichtert.

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Quellen

Eidgenössische Steuerverwaltung. (o. D.). MwStG Art. 70-77 Aufbewahrungspflicht. https://www.gate.estv.admin.ch/mwst-webpublikationen/public/pages/taxInfos/cipherDisplay.xhtml?componentId=1002581&publicationId=1002536

Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB). (o. D.). Aufbewahrung des Personaldossiers. https://www.edoeb.admin.ch/edoeb/de/home/dokumentation/taetigkeitsberichte/aeltere-berichte/9–taetigkeitsbericht-2001-2002/aufbewahrung-des-personaldossiers.html

Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB). (o. D.). Krankheitsgeschichte und Auskunftsrecht. https://www.edoeb.admin.ch/edoeb/de/home/datenschutz/gesundheit/krankengeschichte-und-auskunftsrecht.html#-1179089274

Schweizerische Eidgenossenschaft. (2000). Verordnung 1 zum Arbeitsgesetz (ARGV 1) vom 18. August 1993 (Stand am 1. Januar 2021). https://www.fedlex.admin.ch/eli/cc/2000/243/de#art_73

WEKA Business Media AG. (o. D.). Aufbewahrungsfristen: Compliance-Anforderungen an die Geschäftsunterlagen. https://www.weka.ch/themen/finanzen-controlling/rechnungswesen/buchfuehrung/article/aufbewahrungsfristen-compliance-anforderungen-an-die-geschaeftsunterlagen/

Advokatur Lehmann, Walzer & Partner. (o. D.). Aufbewahrungspflicht für Dokumente. https://www.lw-p.ch/de/rechtsthemen/aufbewahrungspflicht-fuer-dokumente/
Curaviva. (2019). Aufbewahrungsfristen und neues Verjährungsrecht 2020: Merkblatt, Arbeitsinstrument, curaviva Schweiz. https://www.curaviva.ch